Configurar las cuentas de la importación

Se configura dentro de Empresa → Fiscal · Hacienda → Importación, en cuatro pestañas: Cuentas ventas/compras, Categorías de gasto, Cuentas globales y Proveedores sin cuenta.

¿Qué es y para qué sirve?

Cuando usted importa un DTE, el sistema propone la partida completa: la cuenta de ingreso o de gasto, la contrapartida (caja, cuentas por cobrar o por pagar) y las cuentas de IVA y retenciones. Estas pestañas definen de dónde salen esas cuentas. Bien configuradas una sola vez, la bandeja llega en verde mes tras mes y clasificar cuesta cada vez menos.

La cuenta de resultado de un documento se resuelve con esta prioridad:

1. Cuentas ventas/compras: la regla por tipo de documento. Si existe, gana.
2. Cuenta de la contraparte: la que el sistema aprendió para ese NIT (visible en el padrón).
3. Categorías de gasto: si un proveedor de compras no tiene cuenta propia, el sistema sugiere la de su categoría, y usted la confirma.

Cómo se hace

Reglas por tipo de documento (Cuentas ventas/compras)

1. Entre a la pestaña Cuentas ventas/compras. La pantalla Configuración de cuentas por documento tiene dos pestañas internas: Ventas y Compras.
2. En Ventas, asigne las Cuentas de ingreso (la cuenta de venta) y la Contrapartida (lo que se cobra): caja o efectivo en contado, cuentas por cobrar en crédito fiscal.
3. En Compras, asigne las Cuentas de egreso (gasto o costo; si la deja vacía se toma la cuenta del proveedor) y la Contrapartida (lo que se paga).
4. La fila Por defecto · todos los documentos aplica a todo el tipo; las filas de códigos concretos la sobrescriben. Un contador junto al título indica cuántas reglas hay configuradas.

Esta configuración es opcional: sin reglas, el puente usa la cuenta per-NIT del padrón.

Categorías de gasto

1. En la pestaña Categorías de gasto, cree cada categoría con su nombre y su cuenta de gasto (mercadería, servicios, combustible…).
2. Abajo, las reglas “código de actividad → categoría” pre-asignan la categoría de proveedores nuevos a partir del código de actividad económica que trae el DTE.

La categoría nunca contabiliza sola: solo sugiere la cuenta, que usted confirma en la bandeja.

Cuentas globales

En la pestaña Cuentas globales, la tarjeta Conceptos fiscales del puente asocia una cuenta contable a cada concepto de sistema: IVA crédito fiscal, IVA débito fiscal, Retención IVA por pagar, Percepción IVA por pagar, entre otros. El indicador de la esquina (“N de M configuradas”) debe quedar completo: sin estas cuentas, ninguna propuesta con IVA o retenciones cuadra. Se configura una sola vez por empresa.

Proveedores sin cuenta

Tras cada importación, la pestaña Proveedores sin cuenta lista, proveedor por proveedor, a quienes les falta cuenta o clasificación fiscal, con lo que se les compró y cuántos documentos son. Elija la cuenta, complete la clasificación y pulse Asignar y aprender: todas sus compras del período quedan resueltas de un solo golpe y el sistema recuerda la decisión para los meses siguientes.

Consejo

Si la empresa ya declaraba antes de usar el sistema, use Aprender de anexos anteriores en esta misma pestaña: cargue el anexo de compras que ya presentó a Hacienda y el padrón arranca precargado con la clasificación fiscal de cada proveedor. Solo se rellena lo vacío; nada asignado a mano se sobrescribe.

Ejemplo aplicado

Comercial San Benito, S.A. de C.V. vende al por menor, casi siempre a la misma cuenta de ingreso. En Cuentas ventas/compras → Ventas se configura la fila Por defecto · todos los documentos con 410101 Ventas gravadas como cuenta de ingreso y 110201 Clientes locales como contrapartida. En la empresa demo esa fila todavía está vacía, y por eso las ventas de julio llegan a la bandeja pidiendo decisión. En Cuentas globales se asignan 110202 IVA credito fiscal y 210102 IVA debito fiscal.

Configurada esa fila, las ventas del mes llegan a la bandeja ya resueltas sin tocar el padrón. En compras no se configura regla por tipo: cada proveedor usa su cuenta aprendida. La pestaña Proveedores pendientes avisa que 3 proveedor(es) requieren atención; el primero es Distribuidora Salvadorena, S.A. de C.V., con la nota “Ya resuelta: 510101 — solo falta clasificar.” y la marca Falta clasificar: su cuenta ya se aprendió, lo que le falta son los códigos Q/R/S/T. Asignar y aprender deja resuelto de una vez lo que corresponda.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“Faltan cuentas para armar la partida (per-NIT o contrapartida CxP/CxC).”	El documento no tiene cuenta de resultado ni contrapartida resuelta.	Configure la regla por tipo de documento o asigne la cuenta a la contraparte.
“Falta configurar la cuenta global {clave}.”	Se intentó contabilizar un documento con IVA o retención sin la cuenta de sistema.	Complete el concepto señalado en Cuentas globales.
“La cuenta {código} no es de movimiento: las cuentas globales deben ser cuentas hoja.”	Se mapeó una cuenta de resumen como cuenta global.	Elija una cuenta de último nivel del catálogo.
“La cuenta {código} no es de movimiento: la categoria debe usar una cuenta hoja.”	La categoría de gasto apunta a una cuenta de agrupación.	Igual: use una cuenta de movimiento.
“Categoria de gasto no encontrada en esta empresa.”	La categoría fue eliminada mientras se usaba.	Créela de nuevo o elija otra.
“Para clasificar una compra se requieren los 4 codigos: tipo de operacion (Q), clasificacion (R), sector (S) y tipo de costo/gasto (T).”	La clasificación fiscal de una compra quedó incompleta.	Complete los cuatro desplegables en la bandeja.

Los mensajes del sistema se citan tal como aparecen en pantalla; algunos vienen sin tildes.