Padrón de contribuyentes

Se abre desde el menú lateral: sección Sistema, ítem Padrón.

¿Qué es y para qué sirve?

El padrón es la libreta única de clientes y proveedores de cada empresa. Cada contribuyente existe una sola vez, identificado por su NIT (o DUI), y concentra lo que el sistema necesita para clasificar y contabilizar sus documentos sin preguntarle a usted cada vez: su identidad (NRC, nombre, giro), su clasificación fiscal de compra (los códigos Q/R/S/T que exigen los anexos) y sus cuentas contables canónicas — Costo / gasto (compras), Ingreso (ventas), Cuentas por pagar (CxP) y Cuentas por cobrar (CxC). La columna Estado marca Completo cuando las cuatro cuentas están asignadas; las cuentas en sí no se ven en la lista, se consultan y se asignan con Editar.

Cómo se hace

1. Deje que la importación lo llene. Cada DTE trae el NIT y el nombre de la contraparte: si no existe en el padrón, se crea solo; si ya existe, el sistema refresca su identidad con lo que trae el documento. El NIT del documento (14 dígitos corridos) se empareja por dígitos con el del padrón aunque este se muestre con guiones.
2. Complete a mano lo que importa. Con Editar asigne a los proveedores y clientes recurrentes sus cuentas y su clasificación Q/R/S/T; con Nuevo contribuyente dé de alta un registro completo. Se acepta dar de alta un registro solo con NRC y completar el NIT más adelante.
3. Aprenda de anexos anteriores. Si la empresa ya declaraba antes de usar el sistema, el botón Aprender de anexos anteriores (en Importación, pestaña Proveedores sin cuenta) lee el CSV o Excel de un anexo de compras de cualquier mes previo y precarga la clasificación de todos los proveedores de un solo golpe.
4. Use Buscar (por NIT, NRC o nombre) y el filtro Clasificación para localizar registros.

Nota

Las cuentas se eligen del Catálogo de cuentas y solo pueden ser cuentas de movimiento. La cuenta per-NIT es el respaldo: si hay una cuenta configurada por tipo de documento en la importación, esa gana. Vea Configurar las cuentas de la importación.

Ejemplo aplicado

Comercial San Benito, S.A. de C.V. tiene 6 contribuyentes en su padrón: Consumidor Final (00000000-0), Consumidor final de mostrador (0614-060606-006-6), Distribuidora Salvadorena (0614-020202-002-2), Ferreteria El Constructor (0614-040404-004-4), Inversiones Miranda (0614-030303-003-3) y Servicios Contables Rivera (0614-050505-005-5). Hoy las seis fichas están en Incompleto y Sin clasificar: por eso los documentos de julio necesitaron decisión manual en la bandeja y aparecen en Proveedores sin cuenta. Complete la de Distribuidora Salvadorena una sola vez — sus cuatro cuentas y sus códigos Q/R/S/T — y todas sus facturas de los meses siguientes se clasificarán y contabilizarán solas.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“Ya existe un contribuyente con el NIT {NIT} en esta empresa.”	Alta duplicada.	Edite el registro existente en lugar de crear otro.
“Indica al menos el NIT o el NRC del contribuyente.”	Alta sin identificación.	Complete al menos uno de los dos.
“El NIT no se puede cambiar una vez asignado.”	Se intentó editar el NIT.	El NIT es la clave del padrón; si es otra persona, cree otro registro.
“Identificador invalido: debe ser un NIT (14 digitos) o un DUI (9 digitos).”	Formato incorrecto.	Escriba 14 dígitos (NIT) o 9 (DUI); los guiones son opcionales.
“La cuenta {etiqueta} ({código}) no es de movimiento: solo las cuentas hoja se asignan a un contribuyente.”	Se eligió una cuenta de resumen.	Elija una cuenta de último nivel del catálogo.

La edición del padrón requiere permiso de contador o administrador; los demás roles solo consultan.