Anexos y su contabilización

Los anexos se generan desde Empresa → Fiscal · Hacienda → Declaraciones, pestaña Anexos; su contabilización vive en la Estación, bloque Contabilizar.

¿Qué es y para qué sirve?

Los anexos son los archivos CSV que el portal de Hacienda exige junto con las declaraciones: los de libros de IVA (compras, ventas a contribuyentes, ventas a consumidor, sujetos excluidos) y los de retenciones y percepciones (casillas 161, 162 y 163). Esta página cubre dos cosas: cómo descargar esos archivos en el formato exacto del portal, y cómo convertir en partida contable las filas de un anexo que no nacieron de un DTE (por ejemplo, retenciones capturadas a mano).

Cómo se hace

Generar los CSV para el portal

1. En la pestaña Anexos, confirme el período. Los anexos aparecen agrupados, cada uno con su estado: Listo o Pendiente.
2. Pulse Generar CSV en el anexo que necesita, o Descargar todos para bajar el juego completo del período.
3. Suba los archivos tal cual al portal, sin abrirlos ni volver a guardarlos: salen con separador punto y coma, codificación Windows-1252, fechas DD/MM/AAAA y sin fila de encabezados.

El grupo Por el declarante (anexos 169 a 172) se muestra con la marca Sin datos y sus botones atenuados: Hacienda no ha publicado su estructura oficial, así que se ven pero no se generan.

Precaución

Los anexos de compras y de sujetos excluidos exigen la clasificación fiscal de renta completa (códigos Q/R/S/T) en todos los documentos del período. Si hay pendientes, el botón queda deshabilitado e indica cuántos faltan. La clasificación por proveedor se hereda del Padrón de contribuyentes.

Contabilizar un anexo

En la Estación, los reportes contabilizables muestran el bloque Contabilizar:

1. Elija la Modalidad de la partida: Por documento (“un asiento por fila no contabilizada, con cuentas per-NIT”) o Consolidada (“un solo asiento resumen del período”). La opción Por documento viene marcada.
2. Pulse Generar partida. El sistema muestra la propuesta de asiento — debe, haber y su marca de cuadre — antes de confirmar; en modalidad por documento puede recorrer cada asiento propuesto.
3. Pulse Contabilizar para confirmar. Los asientos generados son contabilizados normales: se editan, anulan o reversan con las mismas reglas que cualquier otro. Vea Editar, anular y reversar.

Justo encima está el bloque Exportar, con Generar CSV Hacienda y Generar Excel; si quedan documentos sin clasificar, bajo los botones aparece el aviso con su conteo (“4 documento(s) sin clasificar.”) y ambos quedan deshabilitados hasta completar la clasificación.

Nota

La regla de origen evita dobles registros: una retención o percepción que viene dentro de un DTE se contabiliza en la partida de ese documento (en la importación), no aquí. Solo las filas capturadas a mano o importadas por CSV/Excel — las que no tienen documento propio — generan partida desde el anexo.

Ejemplo aplicado

Comercial San Benito, S.A. de C.V., período 2026-07. Una de las 4 compras DTE del mes trae percepción: esa percepción ya quedó en la partida del documento al contabilizar la importación, y el anexo solo la reporta. Además, el contador importó por Excel 2 retenciones sin documento electrónico. En la Estación elige la modalidad Consolidada y pulsa Generar partida: el sistema propone un único asiento del mes con las 2 retenciones importadas — las filas del DTE no se vuelven a contabilizar — y muestra el cuadre en verde antes de confirmar. Por último, en la pestaña Anexos, con la clasificación Q/R/S/T completa, pulsa Descargar todos y sube los CSV al portal.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“No se puede generar el anexo: {N} documento(s) de compras del periodo sin clasificacion fiscal Q/R/S/T completa. Clasifique todos los documentos (Tipo de operacion, Clasificacion, Sector y Tipo de costo) antes de exportar.”	Hay compras sin los cuatro códigos fiscales.	Complete la clasificación en la bandeja de importación o en el padrón del proveedor.
“Combinacion fiscal invalida: clasificacion Gasto (R=2) exige tipo de gasto 1, 2 o 3 (recibido T={valor}).”	Los códigos Q/R/S/T de una fila no son coherentes entre sí.	Corrija el tipo de gasto según el catálogo oficial.
“La partida consolidada de {reporte} no tiene filas contabilizables.”	Todas las filas del anexo ya están contabilizadas o vienen de DTE.	No hay nada que contabilizar; verifique el período o la modalidad.
“La retencion ya esta contabilizada; corrige por reversion del asiento (inmutabilidad).”	Se intentó editar una retención que ya generó asiento.	Reverse el asiento y vuelva a capturar. Vea Editar, anular y reversar.
“No se puede deshacer el lote: tiene {N} fila(s) ya contabilizada(s).”	Limpiar manuales sobre un lote que ya generó asientos.	Reverse esos asientos primero; deshacer es solo para lo no contabilizado.