Planes, cuota y período de prueba

Se administra desde Sistema → Usuarios (solo administrador del sistema), con los botones Nuevo cliente de prueba y Plan de cada fila.

¿Qué es y para qué sirve?

Cada usuario del sistema tiene un plan que gobierna su relación comercial con la firma, visible como etiqueta en la columna Plan:

• Administrador — el administrador del sistema.
• Interno — el personal de la firma (contadores, auxiliares).
• Prueba — un prospecto que evalúa el sistema por tiempo limitado, con fecha de vencimiento.
• Cliente — un cliente activo, sin vencimiento.

Dos datos acompañan al plan: el límite de empresas (cuántas empresas puede crear ese usuario por sí mismo; la columna Empresas muestra “creadas / límite”, por ejemplo 0 / 3, y debajo cuántas tiene asignadas) y, solo para Prueba, la fecha Vence el. Un usuario de prueba vencido queda en modo solo lectura: puede entrar y consultar, pero cualquier intento de crear o modificar es rechazado. Su fila se resalta en rojo en la lista.

Cómo se hace

Dar de alta un cliente de prueba

Crea en un solo paso el usuario y su empresa, clonada de un arquetipo:

1. Pulse Nuevo cliente de prueba.
2. Complete Nombre completo, Correo electrónico y Contraseña inicial (mínimo 8 caracteres).
3. Elija la Empresa arquetipo que servirá de base y escriba el Nombre de la empresa del prospecto. NIT (opcional) y NRC (opcional) pueden quedar vacíos.
4. Pulse Crear cliente de prueba. El período de prueba se activa automáticamente.

Al crear, el sistema muestra una sola vez el resumen con nombre, correo, contraseña (con botón Copiar), empresa y fecha de vencimiento. Copie los datos y compártalos con el cliente por su canal habitual: la contraseña no se vuelve a mostrar después de cerrar la ventana, y no se envía ningún correo automático.

Editar el plan de un usuario

1. En la fila del usuario, pulse Plan. Se abre Editar plan.
2. Elija el Plan (Interno, Prueba o Cliente), el Límite de empresas (0 a 999) y, si es Prueba, la fecha Vence el (obligatoria; los demás planes no tienen vencimiento).
3. Pulse Guardar cambios.

Reactivar una prueba vencida es este mismo formulario: cambie la fecha a una futura, o pase el plan a Cliente, y guarde. No hay un botón “Reactivar” aparte.

Qué ve el usuario de prueba

Mientras la prueba está vigente, el usuario ve un aviso permanente con los días restantes y la fecha; al vencer, el aviso cambia a modo solo lectura.

Ejemplo aplicado

Un prospecto de venta al por menor quiere evaluar el sistema. El administrador pulsa Nuevo cliente de prueba, elige el arquetipo de comercio de la firma y crea la empresa “Comercial Pérez, S.A. de C.V.” con una prueba que vence 12 días después. El prospecto entra con las credenciales recibidas, ve el aviso “Tu período de prueba: faltan 12 días (vence el 10/08/2026).” y su cuota 0 / 3 le permitiría crear hasta tres empresas. Pasado el plazo sin decisión, su cuenta queda en solo lectura; cuando firma el contrato, el administrador abre Plan, cambia el plan a Cliente y guarda: el acceso completo vuelve de inmediato.

Errores frecuentes y qué significan

Mensaje del sistema	Qué pasó	Qué hacer
“Alcanzaste el limite de empresas de tu plan.”	El usuario intentó crear una empresa por encima de su cuota.	Amplíe el Límite de empresas en Editar plan.
“Tu periodo de prueba vencio. Contacta al equipo para reactivarlo.”	Un usuario de prueba vencido intentó crear o modificar datos.	Reactive la prueba (fecha futura) o cambie el plan a Cliente.
“Tu período de prueba venció el 10/08/2026. Estás en modo solo lectura. Contacta al equipo para reactivarlo.”	El mismo caso, en el aviso permanente del usuario.	Igual.
“La fecha de vencimiento es obligatoria para el plan Prueba.”	Se guardó el plan Prueba sin fecha.	Indique la fecha Vence el.
“Debe ser un número entre 0 y 999.”	Límite de empresas fuera de rango.	Escriba un número dentro del rango.
“No hay empresas arquetipo configuradas. Crea una desde Empresas → Nueva empresa (arquetipo) antes de dar de alta un cliente de prueba.”	No existe ninguna empresa modelo que clonar.	Marque una empresa como arquetipo en Gestionar empresas.
“Ya existe un usuario con ese correo electrónico.”	El correo del prospecto ya está registrado.	Use otro correo o edite el usuario existente.