Usuarios y permisos

En Integra Pymes el acceso se controla en dos niveles: los usuarios del sistema (las personas con credenciales para entrar) y el rol que cada usuario tiene en cada empresa. Una misma persona puede ser contador en una empresa y solo lector en otra.

La gestión completa está reservada al administrador del sistema (admin global): solo él ve Sistema → Usuarios y la opción Firma → Empresas. Si su rol no lo permite, esas pantallas muestran el aviso “Sin acceso”.

Roles y qué puede hacer cada uno

Al asignar un usuario a una empresa se le da uno de estos cuatro roles:

Capacidad en la empresa	Administrador	Contador	Auxiliar	Cliente
Ver reportes, libros y EEFF	Sí	Sí	Sí	Sí
Crear y editar borradores de asiento	Sí	Sí	Sí	No
Contabilizar asientos	Sí	Sí	No	No
Cerrar período mensual	Sí	Sí	No	No
Cerrar o reabrir ejercicio anual	Sí	Sí	No	No
Anular asientos contabilizados	Sí	Sí	No	No
Editar el catálogo de cuentas	Sí	Sí	Sí	No
Ver la cartera de la firma	Sí	Sí	No	No
Usar la capa de IA (si está habilitada)	Sí	Sí	No	No
Gestionar empresas y usuarios	Solo admin global	No	No	No

En resumen:

Administrador: acceso contable total; además, si es admin global, gestiona empresas y usuarios de toda la firma.
Contador: acceso contable total en sus empresas (crear, contabilizar, cerrar período y ejercicio, anular), pero no gestiona empresas ni usuarios.
Auxiliar: captura — crea y edita borradores y puede mantener el catálogo, pero no contabiliza ni cierra.
Cliente: solo lectura, pensado para que la empresa cliente consulte sus reportes.

Crear un usuario del sistema

Vaya a Sistema → Usuarios (requiere admin global).
Pulse Nuevo usuario.
Complete Nombre, Correo y la Contraseña inicial (mínimo 8 caracteres). Marque la casilla de administrador del sistema solo si esa persona administrará la firma completa.
Pulse Crear usuario.

Crear el usuario no le da acceso a ninguna empresa todavía: eso se hace por empresa (siguiente sección). Desde la misma lista puede además:

Editar — cambiar nombre, correo y la casilla Cuenta activa. Si la desmarca, el usuario no podrá iniciar sesión, pero se conserva su historial.
Contraseña — abre Restablecer contraseña para asignarle una nueva (mínimo 8 caracteres).
Eliminar — quita al usuario del sistema y de todas sus empresas. Si tiene historial contable no se podrá eliminar; en ese caso desactívelo desde Editar.

Asignar usuarios a una empresa

Vaya a Firma → Empresas y abra la gestión de usuarios de la empresa deseada.
Pulse Asignar usuario.
Elija el modo: seleccionar un usuario existente del sistema, o crear y asignar uno nuevo en el mismo paso (útil al montar una empresa).
Seleccione el rol (Contador, Auxiliar, Cliente o Administrador) y pulse Asignar.

En la tabla de usuarios de la empresa puede cambiar el rol de cualquier fila con el selector de la columna Rol (el cambio aplica de inmediato) y retirar el acceso con Quitar, que pide confirmación: el usuario dejará de ver los datos de esa empresa, pero seguirá existiendo en el sistema y conservará sus otras empresas.

Buenas prácticas: mínimo privilegio

Asigne a cada persona el rol más bajo que le permita hacer su trabajo. Un digitador que solo captura partidas debe ser Auxiliar, no Contador: así nadie contabiliza ni cierra por accidente.
Reserve el admin global para una o dos personas de confianza de la firma. No lo use como rol de trabajo diario.
A las empresas cliente deles usuarios con rol Cliente: verán sus reportes sin poder tocar la contabilidad.
Cuando alguien deja la firma, desactive su cuenta (Editar → Cuenta activa) en lugar de intentar eliminarla: pierde el acceso de inmediato y el historial queda intacto.
Cree un usuario por persona; no comparta credenciales. La trazabilidad de quién editó, contabilizó o anuló cada partida depende de ello.